Datenschutzerklärung für Mitarbeiter:innen

Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

• Bewerberdaten: Name Geburtsdatum, Lebenslauf, Zeugnisse, Immatrikulationsbescheinigung bei Studierenden, ggf. Arbeitserlaubnis, Führerschein für den Eintrittsprozess;

• private Kontaktdaten: Adresse, Telefonnummer, E-Mail;

• dienstliche Kontaktdaten: z.B. Telefonnummern, E-Mail, Arbeitsort, Stellenbezeichnung;

• Bilddaten: Foto zur Identifikation und Aufnahmen im Rahmen betrieblicher Anlässe;

• Identifikations-/Zahlungsdaten: Personalausweisdaten bzw. Arbeitserlaubnis zur Identifikation und Feststellung der Legitimität der Beschäftigung, Geburtsort, Familienstand, bei Elterneigenschaft Nachweis durch Geburtsurkunde(n) des (der) Kindes(r), Steueridentifikationsnummer, Krankenkassenmitgliedschaft, Sozialversicherungsnummer (Kopie des Sozialversicherungsausweises oder Schreiben des Rentenversicherungsträgers), Lohnsteuerklasse, Freibeträge, Konfessionszugehörigkeit für Kirchensteuer, Kontonummer, etwaige Lohnpfändungen (zum Zwecke der Entgeltabrechnung und Erfüllung sozialversicherungsrechtliche, steuerrechtliche u.a. rechtliche Verpflichtungen);

• Gesundheitsdaten: Fehl-/Arbeitsunfähigkeitszeiten, z.B. im Rahmen der Gehaltsabrechnung, zur Abrechnung mit Krankenkassen bzw. Berufsgenossenschaften oder im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen als Arbeitgeber wie z.B. dem betrieblichen Eingliederungsmanagement oder der Pflichterfüllung im Schwerbehindertenschutz oder im Rahmen der betrieblichen Selbstkontrolle wie dem Arbeitsschutz oder betriebsärztliche Untersuchungen;

• Zeiterfassungs-, Zutritts- und Nutzungsdaten: Urlaubszeiten, Arbeitszeitkonten, ggf. Schichtpläne, Schließzeiten bzw. Zutrittsprotokolle, Zeitprotokolle bez. der durchgeführten Tätigkeiten, Schließzeiten bzw. Zutrittsprotokolle, auch elektronische Protokolle im Rahmen der Nutzung unserer IT-Infrastruktur, etc.;

• Daten im Rahmen des Personalscreenings: sofern im Anwendungsbereich des Informations-Managementsystems: z.B. polizeiliches Führungszeugnis;

• Daten zur Eignung und zur Leistungs-/Verhaltenskontrolle: Schulungs- und Weiterbildungsinformationen, Daten zum Zwecke der Messung der Zielerreichung, z.B. für variablen Vergütungsanteil, Daten zu arbeitsrechtlich relevanten Vorkommnissen, Daten zu Verstößen gegen Regelungen des Straßenverkehrs („Knöllchen“);

• sonstige Daten in der Personalverwaltung: Nebenbeschäftigungen, Daten im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsvorsorge und des betrieblichen Gesundheitsmanagements, des Arbeitsschutzes, ggf. Kopie des Schwerbehindertenausweis, ggf. Kopie des Führerscheins, etwaige Mitarbeiterbefragungen;

Innerhalb der Staatl. Rhein-Neckar-Hafengesellschaft mbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zu der Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen. Darüber hinaus können folgende Stellen Ihre Daten erhalten:

• interne Stellen nach dem „need-to-know-Prinzip“,

• der Betriebsrat im Rahmen seiner Befugnisse und gesetzlichen Aufgaben

• Bankdienstleister, Finanzdienstleister, ggf. Dienstleister zur Berechnung der Pensionsrückstellungen,

• Dienstleister zur Abrechnung der Arbeitsentgelte – Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Dienstleistungsunternehmen für Informations- und Kommunikationstechnik, Unternehmen für Software- und Gerätewartung, Dienstleister nur Neustrukturierung im Personalbereich,

• Kranken-, Sozial-, Renten- und Unfall-Versicherungsträger sowie sonstige Versicherungsunternehmen und Träger vermögenswirksamer Leistungen,

• Behörden wie z.B. Finanzbehörden (das Landesamt für Besoldung und Versorgung), Sozialkassen, Arbeitsagenturen, ggf. Sicherheits-, Gesundheits-, Straßenverkehrs- bzw. diesbezügliche Bußgeldstellen, Zollbehörden bzw. Überwachungsstellen für Schwarzarbeit und Mindestlohn,  sonstige Behörden,

• Betriebsärztlicher Dienst,

• Gesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen (Konzernunternehmen) und Verantwortliche in gemeinsamer Verantwortung: die wesentlichen Inhalte der Regelung der Aufgaben in Bezug auf die Rechte Betroffener können unter angegebener Kontaktadresse erfragt werden, nach Art. 26 Abs. 3 DSGVO können diese Rechte jedoch von Betroffenen bei allen involvierten Unternehmen eingefordert werden,

• Drittschuldner im Falle der Lohnpfändung, Insolvenzverwalter im Falle der Privatinsolvenz

• Geschäftspartner und Kunden (dienstliche Kontaktdaten), Leiharbeitsfirmen

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten halten wir uns selbstverständlich an geltendes Recht. Eine Verarbeitung erfolgt daher nur auf einer Rechtsgrundlage. Folgende Rechtsgrundlagen kommen insbesondere im Arbeitsverhältnis in Betracht:

1. Datenverarbeitung für eine vertragliche Beziehung Art. 6 Abs. 1 lit.b) Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung des Arbeitsvertrags. Im Vorfeld eines Arbeitsvertrages – also in der Vertragsanbahnungsphase – verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Auswahl und zur Kontaktaufnahme von geeigneten Bewerbern.

2. Einwilligung in die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit a) Eine Datenverarbeitung kann auch aufgrund einer Einwilligung des Betroffenen stattfinden. Vor der Einwilligung muss der Betroffene informiert werden. Die Einwilligungserklärung ist grundsätzlich schriftlich oder elektronisch einzuholen. Unter Umständen, z. B. bei telefonischer Kontaktaufnahme, kann die Einwilligung auch mündlich erteilt werden.

3. Datenverarbeitung aufgrund gesetzlicher Erlaubnis Art. 6 Abs. 1 lit. f) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch dann erfolgen, wenn staatliche Rechtsvorschriften die Datenverarbeitung verlangen, voraussetzen oder gestatten. Die Art und der Umfang der Datenverarbeitung müssen für die gesetzlich zulässige Datenverarbeitung erforderlich sein und richten sich nach diesen Rechtsvorschriften.

4. Datenverarbeitung aufgrund berechtigter Interessen Art. 6 Abs. 1 lit. f) Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann auch erfolgen, wenn dies zur Verwirklichung eines berechtigten Interesses der Staatl. Rhein-Neckar-Hafengesellschaft Mannheim mbH erforderlich ist.

5. Berechtigte Interessen sind in der Regel in zwei Kategorien einzuordnen:

   • rechtliche (z.B. Durchsetzung von offenen Forderungen) oder

   • wirtschaftliche (z. B. Vermeidung von Vertragsstörungen). Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund eines berechtigten Interesses darf nicht erfolgen, wenn es im Einzelfall einen Anhaltspunkt dafür gibt, dass schutzwürdige Interessen des Betroffenen das Interesse an der Verarbeitung überwiegen.

Wenn wir Ihre Daten im Rahmen unseres berechtigten Interesses verarbeiten liegt dieses z.B. in:

• der Durchführung elektronischer Zugangskontrollen,

• der Optimierung der Personalplanung,

• die Erzielung von Effizienz-Gewinnen durch Bündelung von Leistungen in einzelnen Konzern-Gesellschaften (insbesondere Personal, IT, Beschaffung),

• der Sicherstellung der Compliance mit Sicherheitsvorschriften, Auflagen, Industrie-Standards und vertraglichen Verpflichtungen,

• der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche, inkl. Daten zur Dokumentation von Leistungsströmen,

• der Vermeidung einer Schädigung und/oder Haftung des Unternehmens durch entsprechende Maßnahmen,

• der Durchführung betriebsinterner Informations- und Kommunikationsmaßnahmen,

• der Berichterstattung über Unternehmensinformationen.

Gegen eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen eines berechtigten Interesses steht Ihnen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe unsererseits nachweisen, die Ihre Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Wir verwenden die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten nicht, um Sie betreffende automatisierte Entscheidungen zu treffen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die von Ihnen zum Zwecke der Begründung sowie Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses bereitgestellt wurden.

Nach der Erreichung des jeweiligen Zweckes werden Ihre Daten unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, i.d.R. 6 oder 10 Jahre, bei verschiedenen Datenkategorien wie beruflicher Altersvorsorge 30 Jahren und länger, gelöscht.

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